Event-Catering: „Ich bin manchmal mehr Spediteur als Caterer.“

Ein Interview mit Horst Reitter über den ganz normalen Wahnsinn hinter den Kulissen des guten Geschmacks.

Ob Messe, Mitarbeiterveranstaltung oder Event – vor allem die kulinarischen Gaumenfreuden sind es, die vielen Gästen noch lange in Erinnerung bleiben. Sie sorgen dafür, dass sich Besucher einer Veranstaltung wohl fühlen. Dass sie konzentriert arbeiten oder gesellig genießen können. Dass ein Event zum Erlebnis für alle Sinne wird.

Oft wird gerade beim Event-Catering deutlich, welche Wertschätzung der Veranstalter seinen Gästen entgegenbringt. Dass eine gelungene Verpflegung gar nicht so einfach ist, zeigt ein Blick hinter die Kulissen der professionellen Event-Gastronomie.

Hierzu haben wir Horst Reitter, Gründer und Geschäftsführer der Sinnesfreunde GmbH, zum lockeren Gespräch eingeladen. Lesen Sie heute über nicht ganz alltägliche Kundenwünsche, aktuelle Catering-Trends und warum die richtige Verpflegung nicht nur eine Geschmacksfrage ist.

Wie lange bist Du mit Sinnesfreunde schon als Caterer für Events aktiv und mit welchen Schwerpunkten?

Horst Reitter, Inhaber der Sinnesfreunde GmbH

Sinnesfreude gibt es jetzt schon seit 15 Jahren. Pro Jahr betreuen wir ungefähr 400 Veranstaltungen – hauptsächlich größere internationale Messen und Events, aber auch Privatfeiern sind ab und zu dabei. Da sind wir sehr vielfältig aufgestellt.

Gibt es denn einen Unterschied zwischen Messe- und Event-Gastronomie?

Ja, vor allem die Beziehung zum Kunden ist bei Messen viel intensiver. Im internationalen Messegeschäft benötigen wir einen viel längeren Planungsprozess, der sich über Wochen hinzieht. Die Messe selbst läuft dann über 3 bis 7 Tage. Da entsteht eine engere Verbindung zum Kunden.

Ein Event ist viel schneller, intensiver und auf den Punkt. Da geht der Tag um 7 Uhr morgens mit Vorbereitungen los und das Essen muss um punkt 19 Uhr bereitstehen. Die Zeit für die Vorbereitungen ist immer sehr knapp. Und kaum lässt der Stress nach, ist irgendwann nachts schon alles wieder vorbei.

Apropos Messen: Auf der CeBIT betreust Du traditionell den Vodafone-Pavillon. Ist das ein großes Projekt?

Die CeBIT gehört in Deutschland auf jeden Fall zu den größeren Messen, die wir betreuen. Manchmal komme ich mir vor, wie ein Speditionsunternehmen und nicht wie in einer Cateringfirma. Was für die Gäste ja gar nicht zu sehen ist: Wir haben insgesamt drei große Sattelschlepper auf die CeBIT gefahren – nur für Vodafone. Das sind ungefähr 16 mit Geschirr voll beladene Paletten.

Die Auswahl bei Vodafone ist sehr groß. Was dort geboten wird, hat absoluten VIP-Charakter. Und für jedes Gericht wird ein anderer Teller eingesetzt. Da muss alles passen: Das Auge isst ja bekanntlich mit.

Dazu kommt, dass wir insgesamt rund 60 bis 70 verschiedene Gerichte anbieten. Das ist eine Rundumversorgung. Diese schließt nicht nur die Gäste am Stand, sondern auch Mitarbeiter und Crew ein. Zu jeder Tageszeit gibt es andere Angebote. Ganz zu schweigen von den Extra-Veranstaltungen, wie beispielsweise Pressekonferenz, Brunch oder Cocktail-Empfang.

Das bedeutet einen enormen logistischen Aufwand. Denn die ganzen Food-Komponenten für die unterschiedlichen Gerichte müssen ja bereitgehalten werden. Da heißt es perfekt zu kalkulieren: nicht zu viel, nicht zu wenig, ausgehen darf natürlich gar nichts.

Bei Getränken ist das weit weniger aufwändig – obwohl wir im Zeitverlauf auf der CeBIT auch ungefähr 100 verschiedene Getränke anbieten. Auch ein besonderer Vodafone-Cocktail ist in jedem Jahr dabei.

Ihr kreiert also auch besondere Speisen und Getränke für Eure Kunden?

Aber selbstverständlich! Beispielsweise lassen wir uns in jedem Jahr für Vodafone einen roten Cocktail einfallen, den es nur bei der CeBIT gibt. Dieses Jahr haben wir einen Drink mit Russion Wildberry und Prosecco gemixt. Das ergab eine schöne, rötliche Farbe.

Aber das funktioniert natürlich nicht mit jeder Hausfarbe. Wir hatten auch einmal einen Kunden, der darauf bestand, die Speisen im typischen Logo-Blau zu kreieren. Davon haben wir dann doch abgeraten.

Aber grundsätzlich ist es sehr wichtig, immer wieder neue Ideen für spannende Speisen und Getränke zu entwickeln.

Wie wichtig ist das formvollendete Anrichten der Speisen?

Mittlerweile ist es ein großer Trend, Speisen möglichst außergewöhnlich anzurichten. Gut kochen können viele. Daher wird die Präsentation der Speisen immer wichtiger und hat im optimalen Fall sogar selbst Event-Charakter.

Beispielsweise ist unsere Currywurst im Vodafone-Pavillon nicht zuletzt deshalb – fast – weltberühmt geworden, da wir die Idee hatten, sie gemeinsam mit den Wedges im Caipi-Tumbler anzurichten. Dass sie auch toll schmeckt, ist da eher selbstverständlich.

Lässt Du Dich auch vom Veranstaltungskonzept inspirieren? Wie arbeiten Agentur und Caterer in diesem Bereich zusammen?

Das ist ein sehr wichtiger Aspekt! Die beste Voraussetzung für eine gelungene Veranstaltung ist ein detailliertes, professionelles Briefing. Das kommt dann meistens von der Agentur des Kunden und wenn diese gut arbeitet, dann bietet dies alle von uns benötigten Informationen zu Personenzahl, Rahmenbedingungen und Veranstaltungskonzept.

Beispielsweise war in diesem Jahr Japan das Partnerland der CeBIT. Folglich sollte auch bei der Kreation der Speisen ein bisschen japanischer Einfluss spürbar sein. Da gibt es tolle, landestypische Komponenten, die man in das Speisenkonzept einbauen kann. Gebratener Thunfisch auf Wakame-Salat ist so ein Gericht, bei dem Komponenten integriert werden, die auch für den europäischen Gaumen schmackhaft sind und dennoch das japanische Thema aufgreifen.

Haben wir das richtige Briefing, macht es richtig Spaß, sich etwas Passendes einfallen zu lassen.

Natürlich gibt es auch Kunden, die einfach sagen: Biete mir mal etwas für die Personenzahl X an. Da wird es dann für uns schwieriger. Denn wir brauchen detaillierte Informationen, in etwa über die logistischen Voraussetzungen in der Location oder das gewünschte Flair der Veranstaltung, um sinnvolle Vorschläge ausarbeiten zu können.

Beispielsweise ist eine Steh-Party weit weniger personalintensiv als ein gesetztes Essen. Die Auswahl der Speisen, die Größe der Portionen und ihre Darreichung sind grundverschieden. Und auch die Art der Speisen ist situations- und location-abhängig. Ein rosa gebratenes Rinderfilet in einem angelieferten, warmen Buffet anzubieten, ist schlichtweg nicht möglich.

Wie sieht das bei der dekorativen Ausgestaltung von Veranstaltungen aus? Welche Trends gibt es?

Auch bei der Tischdekoration ist das Veranstaltungskonzept ganz entscheidend. Versierte Agenturen entwickeln hierzu ein Gesamtkonzept, in dem das Design des Messestandes beziehungsweise die räumliche Ausgestaltung der Location, die dekorativen Elemente und die Tischdekoration sowie alle Bereiche des Branding einbezogen und aufeinander abgestimmt werden.

Das ist natürlich eine perfekte Situation für uns.

Aber es gibt auch viele Fälle, in denen wir uns selbst geeignete Tischdekorationen für den Anlass einfallen lassen. Neulich haben wir beispielsweise Kopfsalat in Dosen verpackt und zusammen mit Kerzenlicht für eine absolut coole, ungewöhnliche Optik gesorgt. Mit großem Anklang bei den Gästen.

Grundsätzlich liegt der Trend derzeit immer noch bei sehr klaren, strukturierten, schon fast ein bisschen sterilen Arrangements. Verspielte Sachen sind total out.

Gibt es denn auch bei den Speisen bestimmte Trends? Ist beispielsweise der Wellness- und Gesundheitstrend in Eurer Branche spürbar?

Was derzeit ein absolutes Muss ist, sind vegane Gerichte. Heute kann sich kein Caterer mehr dagegen verschließen, auch vegane Speisen in einer hervorragenden Qualität anzubieten – besonders bei international aktiven Kunden ist das Standard.

Das geht weit über die im Supermarkt angebotene, vegane Fabrikware hinaus und erfordert ein besonderes Feingefühl. Wir versuchen, auch in diesem Bereich etwas kreativer zu sein und aus frischen Zutaten ungewöhnlichere Gerichte zu entwickeln.

Allerdings muss man ergänzen, dass vegane Speisen insgesamt noch recht wenig von den Gästen eingefordert werden. Aber vorhalten muss man sie auf jeden Fall.

Muss eigentlich für internationales Publikum anders gekocht werden?

Es ist wirklich oft eine große Herausforderung, für jeden Gaumen etwas Schmackhaftes zu finden. Es gibt so viele kulturelle Unterschiede – gerade auf internationaler Ebene müssen wir oft einen Kompromiss finden. Auch nicht jeder, der nach Bayern kommt, will ja typisch bayerisch essen.

Wir hatten zum Beispiel einmal einen italienisch-französischen Mischkonzern als Kunden. Nun ist die französische Küche ja weltberühmt. Und auch die italienische Küche ist sehr beliebt. Aber für beide Kulturen genau das richtige Angebot zu gestalten, war das eigentliche Kunststück.

Recht kompliziert sind sicherlich auch die behördlichen Auflagen für Großveranstaltungen?

Hygiene-Vorschriften hatten wir ja schon immer. Und diese machen auch Sinn, denn sie halten schwarze Schafe aus der Branche raus. Aber durch die Europäisierung ist alles unglaublich komplex geworden.

Mittlerweile kann ein Küchenchef überhaupt nicht mehr kochen, sondern muss dafür sorgen, dass die Temperaturen der Speisen lückenlos erfasst, alle Allergene aufgelistet und von jeder Speise mindestens zwei Proben entnommen werden – wir machen das übrigens sogar vierfach von jedem Gericht. Die Proben werden beschriftet und für zwei Wochen eingefroren, sodass im Fall der Fälle gegenüber dem Gesundheitsamt bewiesen werden kann, dass sie einwandfrei waren.

Gerade die Gesetzgebung hinsichtlich der Allergene führt jedoch dazu, dass immer weniger individuell gekocht werden kann. So wie jede Hausfrau ihr eigenes Rezept für Kartoffelsalat hat, kocht auch jeder Profikoch auf ganz eigene Art, mit eigenen Gewürzmischungen. Wenn jedoch alle Zutaten, die möglicherweise Allergien auslösen könnten, akribisch aufgelistet werden müssen, wird individuelles Kochen im Keim erstickt. Das ist jammerschade!

Besondere Kopfschmerzen bereiten uns auch immer wieder die Personalgesetze. Wir dürfen die Mitarbeiter – auch Aushilfen – nur zehn Stunden am Stück beschäftigen. Das wird vom Zoll streng kontrolliert. Bei Veranstaltungen, die den ganzen Tag dauern und in den Abend hineinreichen, bedeutet das, dass wir mit zwei Schichten arbeiten müssen. Und das kostet. Dafür haben nicht alle Kunden Verständnis.

Ansonsten ist es schon gut, dass besonders bei Großveranstaltungen auch hinter den Kulissen extrem genau gearbeitet werden muss. Das schafft Sicherheit.

Hier mischen die Chefs selbst mit: Horst Reitter, Geschäftsführer der Sinnesfreunde GmbH (li.), und Peter Pfister, Geschäftsführer der Service Factory GmbH (re.), hinter der Messe-Bar auf der CeBIT.

Was war der schwierigste Kundenwunsch, den Du bisher erfüllen musstest?

Da fällt mir zwar kein exotischer Wunsch ein, aber eine lustige Geschichte ist es trotzdem. Das liegt schon Jahre zurück.

Wir haben eine große Messe in Paris betreut und unser Münchner Kunde wollte ganz kurzfristig am nächsten Morgen ein Weißwurstfrühstück anbieten. Die Weißwürste hatten wir sogar vakuumiert dabei. Nur Brezen hatten wir am allerletzten Tag der Messe keine mehr.

Wir haben fieberhaft alle Möglichkeiten versucht, in Paris frische Brezen aufzutreiben. Sogar bei internationalen Hotels fragten wir an. Keine Chance. Die rettende Idee kam von einem Mitarbeiter, dessen Freundin Flugbegleiterin war. Diese bat eine Kollegin, am nächsten Morgen mit dem Frühflug nach Paris frische Brezen aus München mitzubringen.

Wir schickten also einen Fahrer an den Charles-de-Gaulle-Flughafen zur Brezen-Übergabe und dieser brachte die wertvolle Ladung dann direkt auf das Messegelände – gerade noch rechtzeitig ein paar Minuten, bevor das Weißwurstfrühstück losging.

Die Mission „Breze in Paris“ war erfolgreich, unser Kunde hat von alldem nichts mitbekommen und alle waren glücklich. So ist das eben manchmal hinter den Kulissen eines Events.

Heute wäre das gar kein Problem mehr und Brezen zum Aufbacken wären natürlich immer dabei!

Wenn Du einem Veranstalter nur einen wichtigen Tipp in Sachen Catering mitgeben könntest – welcher wäre das dann?

Fast noch viel wichtiger als das Was ist bei der Vorbereitung von Catering das Wie. Denn es ist leicht, sich Wünsche für Speisen und Getränke auszudenken. Viel schwieriger ist es, auch alle Geräte, Utensilien und auch den nötigen Platz für die Vorbereitung zu haben.

Wie viele Kochplatten benötige ich zur Herstellung? Wie viele zum Warmhalten? Wie viel Platz zum Kühlen der Getränke brauche ich – oder einfach zum Abstellen der Getränkekisten? Die Umsetzung und die Logistik sind oft komplizierter, als sich ein tolles Menü auszudenken. Das vergessen viele, die eine Veranstaltung ausrichten wollen.

Bei besonderen Wünschen sollte man im Zweifelsfall besser einen Caterer bestellen. Und dann auch einfach mal auf den professionellen Rat des Caterers hören. Besonders wenn es um die Umsetzbarkeit der Wünsche geht. Bei einem Profi-Caterer hat der Kunde fast Narrenfreiheit. Aber eben nur fast.

Vielen Dank, Horst, für diesen Blick hinter die Kulissen! Ich bin sicher, dass jetzt der ein oder andere Leser noch besser versteht, warum ein guter Caterer wichtig ist und was diesen ausmacht. Und warum kompetente Dienstleister ihren Preis haben.

Denn gerade die umsichtige und gekonnte Verpflegung der Gäste kann eine Veranstaltung zum besonderen Erlebnis machen. Für Augen und Gaumen. Ein gelungenes Catering ist einfach mehr als nur eine Geschmacksfrage.