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Die Briefing-Checkliste für Events – jetzt als Download

Mit einem professionellen Briefing steht und fällt die Qualität Ihrer Veranstaltung. Je präziser Ihre Vorgaben im Event-Briefing sind, desto besser kann eine Eventagentur Ihre Wünsche und Ziele punktgenau umsetzen. Das gilt besonders auch für die Wettbewerbspräsentation. Doch die Erfahrung zeigt: Viele Event-Briefings sind lückenhaft. Daher gibt es heute unsere Briefing-Checkliste für Events zum Download. Damit Sie die besten Voraussetzungen haben, Ihren Event zum Erfolg zu führen.

Warum ist ein lückenloses Event-Briefing so wichtig?

Laut Definition ist ein Briefing lediglich eine Kurzeinweisung vor einem wichtigen Ereignis. Allerdings eines, das Leben retten kann – beispielsweise im militärischen Bereich oder beim Tauchen.

Nicht ganz so dramatisch – aber nicht weniger wichtig – ist das Briefing im Event-Business. Denn erst wenn Ihre Eventagentur alle wichtigen Informationen über Ihre Veranstaltung zur Verfügung hat, kann sie zielführende Event-Ideen und Konzepte entwickeln sowie Vorschläge für die praktische Umsetzung erarbeiten. Und zwar exakt auf Ihre Aufgabenstellung, Ihre Marke und Ihre sonstigen Rahmenbedingungen abgestimmt.

Etwas Zeit und Energie in die Ausarbeitung eines professionellen Event-Briefings zu stecken, ist daher die beste Investition, die Sie im Vorfeld einer Mitarbeiterveranstaltung, eines Kunden-Events oder einer Incentive-Reise tätigen können.

Ein weiterer Vorteil eines vollständigen Event-Briefings ist, dass Sie damit quasi einen Gesprächsleitfaden für die Kommunikation mit Ihrer Eventagentur formulieren. Denn je klarer Ihre Vorgaben sind, desto weniger Missverständnisse wird es später geben. Nichts ist besser dazu geeignet, eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten, als ein gleicher Informationsstand bei Auftraggeber und Agentur sowie eine gemeinsame Auffassung über die anstehende Aufgabe, Rollen und Verantwortlichkeiten.

Was sind die typischen Schwierigkeiten bei der Erstellung eines Event-Briefings?

Bevor Sie jedoch in die Details der Checkliste für ein Event-Briefing einsteigen, möchten wir Ihnen noch die folgenden Tipps an die Hand geben. Denn in der Praxis zeigt sich, dass diese Schwierigkeiten bei der Erstellung von Event-Briefings besonders häufig auftauchen:

Verbleibende Unklarheiten

Gerade bei großen Projekten sind Briefings eine recht komplexe Angelegenheit. Nicht immer ist nach dem Briefing allen Beteiligten wirklich klar, welche Vereinbarungen und Rahmenbedingungen gelten. Wichtige Details, wie die Aufgabenteilung zwischen Agentur und Kunde, genaue Verantwortlichkeiten und Abstimmungswege, Kostenvorgaben oder Timings, müssen jedoch von allen Projekt-Teilnehmern gleichermaßen verstanden und verinnerlicht werden.

Tipp:

Nutzen Sie bei großen Event-Projekten die Möglichkeit von Re-Briefings! Hierbei werden von der Agentur die wichtigsten Briefing-Inhalte zusammengefasst und an den Auftraggeber zurückgespielt. So können Informationslecks identifiziert und Missverständnisse ausgeräumt werden, bevor die Arbeit startet.

Mündliche Briefings

Wird ein Briefing nach dem Motto „Könnt Ihr bitte mal…“ lediglich mündlich erteilt, wirft dies gleich mehrere Fragen auf. Denn die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass solche kurzfristigen, schnell dahingeworfenen Anfragen weder bis zuletzt durchdacht noch intern final mit allen Entscheidern abgestimmt sind.

Es ist absehbar, dass das Resultat nicht befriedigend ausfallen kann – im Worst Case folgt eine zeit- und kostenintensive Nachbesserung.

Tipp:

Zu Ihrer eigenen Sicherheit, aber auch um Ihrer Agentur eine valide Handlungsgrundlage zu geben: Stellen Sie sicher, dass Sie alle involvierten Entscheider einbeziehen und nehmen Sie sich dann die Zeit, ein schriftliches Briefing zu formulieren!

Die minimale Anforderung an ein Briefing ist die schriftliche Beantwortung dieser Fragen: Wer soll was, bis wann, mit welchem Budget und wie tun, um welches Ergebnis zu erzielen?

Vorausgesetztes Insider-Wissen

Briefings sind eine recht anspruchsvolle, kommunikative Aufgabe. Denn in kürzester Zeit muss eine externe Agentur auf Augenhöhe gebracht werden. Oft geht es dabei um Wissen, das mit internen Prozessen und Erwartungshaltungen zu tun hat, das der Agentur aber nicht zugänglich ist. Stichwort: Unternehmenskultur.

Vieles, was Sie als gegeben voraussetzen, kann die Agentur gar nicht wissen. Solche perspektivischen Lücken können zu Missverständnissen bis hin zur Aufgabenverfehlung führen.

Tipp:

Drücken Sie sich im Briefing klar und einfach aus. Fragen Sie bei komplexen Zusammenhängen nach, ob die Agentur alles richtig verstanden hat. Und nehmen Sie sich Zeit, die Rückfragen der Agentur zu beantworten.

Ganz wichtig: Setzen Sie kein wichtiges Detail zu den Rahmenbedingungen eines Events als selbstverständlich voraus! Ihr ideales Event-Briefing beinhaltet lieber zu viele, als zu wenige Informationen.

Die Schere zwischen Erwartungen und Budget

Ein Briefing wird häufig von mehreren Fachabteilungen gemeinsam erstellt. Das Resultat: Jede Abteilung formuliert eine Fülle von Anforderungen für das Event. Leider ohne gleichzeitig entsprechende Budget-Zusagen dafür zu geben.

Tipp:

Stimmen Sie sich intern frühzeitig mit allen relevanten Fachabteilungen ab und stellen Sie sicher, dass jede Anforderung mit einer entsprechenden Budget-Zusage verknüpft wird. Sodass Sie eine konsolidierte Budget-Summe in Ihr Briefing-Papier integrieren können.

Unvergleichbarkeit von Pitch-Ergebnissen

Briefings, die Sie für eine Wettbewerbspräsentation verfassen, haben eine weitere Anforderung, die bei einem Event-Briefing für nur einen Agenturpartner entfällt: Die Briefings müssen so verfasst sein, dass eine spätere Vergleichbarkeit der eingereichten Konzepte unterschiedlicher Agenturen möglich ist.

Tipp:

Am einfachsten können Sie dieses Problem lösen, wenn Sie bereits im Briefing eine verbindliche Kosten-Struktur aufzeigen. So vermindern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass unrealistische Budget-Planungen abgegeben werden und können fair bewerten, welche Agentur im vorgegebenen Kostenrahmen die besseren Ideen liefert.

Die Briefing-Checkliste für Events zum Download

Wenn Sie alle obigen Tipps beachten, hilft Ihnen unserer Briefing-Checkliste für Events dabei, an alle wichtigen Detailinformationen für Ihr Briefing zu denken. Die Checkliste ist nach den W-Fragen aufgebaut:

  • WER – Wer ist der Auftraggeber bzw. was muss eine Agentur über Ihre Organisation, Ihre Produkte und Dienstleitungen, Ihren Markt und Ihre Wettbewerber wissen, um den Auftrag ausführen zu können?
  • WAS, WANN, WO – Was soll umgesetzt werden? Um welche Art von Veranstaltung geht es? Wie lauten die generellen Rahmendaten?
  • WARUM – Warum ist das Event sinnvoll? Welche Aufgabenstellungen, Problembereiche oder Ziele stehen dabei im Fokus? Welches Ergebnis ist erwünscht?
  • FÜR WEN – Für welche Zielgruppe soll das Event konzipiert werden?
  • WIE – Welche Ausgestaltung des Events streben Sie an? Welche Kommunikationsstrategie wollen Sie mit dem Event oder begleitend dazu umsetzen?
  • WIE VIEL – Wie viel darf das Event kosten? Welche Budget-Struktur ist vorgesehen und wie wird der Cashflow gestaltet?
  • WAS SONST – Was sollte die Agentur sonst noch beachten? Welche Rollen und Verantwortlichkeiten, welche Restriktionen und sonstigen Vorgaben sind beim Projekt zu beachten? Wie ist das weitere Vorgehen?

Wenn Sie diese Fragen in allen wesentlichen Details beantworten können, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Ihrer Eventagentur nichts mehr im Wege.

Nutzen Sie dazu unsere Briefing-Checkliste für Events! Hier geht’s zum Download:

Briefing-Checkliste für Events - Download - Service Factory - Eventagentur in München

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserer Checkliste!

Sie haben noch Fragen?

Dann nehmen Sie ganz unverbindlich Kontakt mit uns auf! Unsere Event-Experten beraten Sie gerne, wie Sie Ihr Event erfolgreich angehen. Zur Terminvereinbarung sprechen Sie bitte mit Ines Uhl:

Telefon: 089 – 287 00 – 190
E-Mail: live@service-factory.de

Wir freuen uns auf Sie!

Markus Anthoni

Markus Anthoni ist seit 2017 Chief Creative Officer bei der Service Factory. Mit seinem nicht ganz ernst gemeinten Credo „Ich mache hier, was ich will, aber dafür darf das Team hier auch machen, was ich will!“ liebt er es, gemeinsam mit diesem an „ausgefuchsten“ Konzepten zu arbeiten.

Markus Anthoni

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