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Wie Sie die Schwarmintelligenz für Change-Prozesse nutzen

Bei Veranstaltungen im Eventbereich geht es darum, Veränderungen im Denken, Fühlen und Handeln herzustellen. Solche Change-Prozesse haben nur eine Chance auf Erfolg, wenn die Teilnehmer möglichst unmittelbar eingebunden werden. Wenn sie nicht nur zuschauen und zuhören, sondern sich einbringen, mitmachen, in irgendeiner Weise aktiv beteiligen können. Wenn ihre Meinung, ihre Erfahrung und ihr Wissen wichtig sind.

Ob Workshop, Vortrag oder Event – die Kraft der Gruppe ist nicht zu unterschätzen. Schwarmintelligenz nennen das die einen. Mitreißende Gruppendynamik, innovative Teamarbeit oder „Gamification“ die anderen.

Heiner Koppermann - SwarmWorks, innovative Teamarbeit - Gamification - Im Interview mit der Service Factory GmbH, Eventagentur in München

Heiner Koppermann, Gründer von SwarmWorks

Um diesen Effekt zu erzielen, sind intelligente Lösungen gefragt – Technologien, wie sie beispielsweise unser Partner SwarmWorks anbietet. Seit 2008 hilft das Team um Firmengründer Heiner Koppermann und Klaus Pampuch Unternehmen in 26 Ländern dabei, die Gruppenpower optimal auszuschöpfen. Indem Menschen motivierter und produktiver zusammenarbeiten und ihr Wissen effizienter teilen und nutzen. Mit Spiel, Spaß und guter Laune. Und nicht zu vergessen: mit tollen Ergebnissen.

Wie solche Teamarbeit auf höchster Stimmungsstufe funktioniert, welche Mechanismen und psychologischen Aspekte dahinterstehen, darüber haben wir mit Heiner Koppermann gesprochen. Lesen Sie im Interview, wie Sie mit der Gruppenintelligenz ein riesiges Potential anzapfen: „The Power of We“.

Herr Koppermann, wie lange beschäftigen Sie sich schon mit der aktiven Einbindung von Teilnehmern in Events und wie sind Sie dazu gekommen?

1996 habe ich zusammen mit Kollegen eine Unternehmensberatung gegründet, die vor allem Change-Management-Prozesse begleitete. Wir verfolgten dabei einen Ansatz, bei dem die Einbeziehung der Mitarbeiter in solche Veränderungsprozesse im Mittelpunkt stand. Im Grunde war das Thema „aktive Einbindung“ seitdem ständig im Spiel – auch bei der Mitarbeiter- und Führungskräfteentwicklung.

Insbesondere bei umfassenden Veränderungsprojekten großer Konzerne setzten wir im Laufe der Jahre immer stärker auf Großgruppen und Präsenzveranstaltungen. Denn damit lässt sich selbst eine große Anzahl an Mitarbeitern deutlich effizienter und effektiver erreichen als mit vielen kleineren, zeitlich auseinanderliegenden Veranstaltungen.

Innovative Teamarbeit in großen Gruppen - Service Factory GmbH, Eventagentur in München

Mit welchen Mitteln lassen sich Gruppen dazu motivieren, zusammenzuarbeiten oder Veränderungen mit zu tragen?

Die Wahl der Mittel ergibt sich zwangsläufig aus den Erkenntnissen darüber, wie Motivation funktioniert. Menschen sind dann motiviert, auf bestimmte Ziele hin zu arbeiten, wenn sie entlang der gesamten logischen Kette eingebunden werden. Sie brauchen die Chance, die Notwendigkeit von Veränderungen zu verstehen. Und die Möglichkeit, die Wege zu erkennen, wie diese erreicht werden können.

Diese logische Kette geht vom Zweck der Veränderung – also dem Warum bzw. Warum jetzt? – über die Ausgestaltung von Zielen – im Sinne von: was genau? – über die strategische Herangehensweise der Umsetzung – also wie genau?

Wenn es gelingt, die betroffenen Menschen frühzeitig in diese logische Kette maximal einzubinden, dann zapft man deren Quellen intrinsischer Motivation an.

Seit 1996 habe ich mich damit beschäftigt, wie genau dies zu erreichen ist. Die so entstandene Methodik war darauf ausgerichtet, dass sich die Menschen möglichst aktiv mit den Themen befassen sollten und reichten von der Kleingruppenarbeit über Rollenspiele bis hin zu Business Theater, Filmprojekten und vielem mehr.

Doch all diese Formate hatten stets einen großen konzeptbedingten Nachteil: Aus logistischen Gründen der Handhabbarkeit großer Gruppen mussten die Menschen für das aktive Arbeiten stets in kleinere Gruppen, meist räumlich getrennt, aufgeteilt werden. Das heißt: Es fehlte fast immer eine Aggregationsebene, auf der die Erkenntnisse aller im Hier und Jetzt integriert werden konnten.

Dieses Problem haben wir schließlich durch entsprechende, technische Lösungen in den Griff bekommen. Und das mündete im Jahr 2008 in die Gründung von SwarmWorks.

Innovaitve Teamarbeit - Service Factory GmbH, Eventagentur in MünchenMit SwarmWorks begann die gezielte Entwicklung von Formaten zur interaktiven Einbindung großer Gruppen – und zwar in Echtzeit. Zuerst nutzten wir dafür Dialogsysteme in Form von vernetzten Computern. Mit der Einführung von iPods und Tablets schließlich hatten wir mobile Systeme zur Verfügung, die wir auf individueller Ebene einsetzen konnten. Darüber hinaus entwickelten wir Technologien und Formate, mit denen wir mit sehr großen Gruppen – also mit Tausenden von Teilnehmern – arbeiten können.

Alle diese technikgestützten Formate erlauben es uns, selbst sehr zahlreiche individuelle Eingaben – Antworten, Reaktionen oder anderen Input –  in Echtzeit aufzunehmen und zu verarbeiten. So kann die nötige Aggregation der Information in Sekundenschnelle erfolgen.

Welche Auswirkungen hat die aktive Beteiligung auf Motivation und Gruppendynamik?

Mit der aktiven Einbindung der Menschen nimmt die Motivation deutlich zu. Wenn Menschen sich an der Ausgestaltung von Veränderungen oder Projekten aktiv beteiligen können, dann erhöht sich die Bereitschaft drastisch, an diesen Veränderungen auch wirklich mitzuarbeiten. Man wird so vom passiv betroffenen Zuschauer zum aktiv Beteiligten.

Für die Gruppendynamik bedeutet dies, dass sie sich überhaupt erst einmal entfalten kann.

Ein über mehrere Stunden dauernder Präsentationsmarathon lässt in der Regel wenig bis gar keine Gruppendynamik aufkommen. Die Menschen sitzen einfach nur da und hören bzw. sehen zu. Sie konsumieren lediglich, was vor Ihnen geschieht und sind – wenn überhaupt – nur kognitiv gefordert.

Wenn Sie in einer Betriebsversammlung vor tausend Mitarbeitern die Geschäftszahlen des letzten Jahres vorstellen, müssen Sie sich schon sehr anstrengen, damit nicht große Teile der Zuhörerschaft wegdösen. Wenn Sie in derselben Versammlung jedoch verkünden, dass eine Produktionsstätte geschlossen werden soll, kommt rasch Energie im Publikum auf.

Entscheidender Unterschied und Triebkraft dabei ist die unterschiedliche emotionale Betroffenheit.

Aktive Beteiligung weckt oder steigert die emotionale Betroffenheit der Teilnehmer. Das lässt sich steuern und ist eine Grundvoraussetzung für produktive Gruppendynamik. Die Menschen machen sich die Informationen, Themen und Erkenntnisse zu eigen und entwickeln eine Beziehung zu ihnen. Erst wenn dies geschieht, werden zunehmend Neuronen und Synapsen in den Gehirnen der Menschen aktiv – es geht sprichwörtlich das Licht an.

Nachhaltiges Lernen und Verändern funktionieren nur dann, wenn es gelingt, gleichzeitig die kognitiven und emotionalen Netzwerke zu aktivieren. Erst dadurch entstehen neue nachhaltige Verschaltungsmuster, die im Gehirn verankert werden.

Innovative Teamarbeit in großen Gruppen - Service Factory GmbH, Eventagentur in München

Spaß und Spiel in seriösen Businessveranstaltungen – wie passt das zusammen?

Denken Sie nur einmal an Kinder beim Spiel oder Erwachsene im Fußballstadion: Spaß und Spiel sind Emotion pur. Und damit sind Spaß und Spiel eben auch gerade optimale Vehikel, um die sonst kognitiv überfrachteten Businessveranstaltungen effektiv und effizient um emotionale Komponenten zu bereichern.

Dass dies in „seriösen Businesskontexten“ leider noch immer verpönt ist und gemieden wird, geht auf althergebrachte Muster und Konventionen zurück, ist im Grunde aber schon immer höchst kontraproduktiv gewesen.

Der Trend ist jedoch eindeutig: spielerische Elemente halten Einzug in immer mehr Aspekte des Lebens. Man nennt dies dann „Serious Gaming“ oder auch „Gamification“, um dem Ganzen einen fast zwanghaft seriösen Anstrich zu geben. Im Grunde steckt dahinter aber der Trend, spielerische Elemente und mehr Freude am Tun ins Geschehen einzubringen, ganz nach dem Motto: „Man muss nicht ernst sein, um ernste Dinge zu tun.“

Welchen Einfluss hat das gemeinsame Spiel auf die Zusammenarbeit?

Gemeinsames Spiel hat das Potenzial, Nähe zu schaffen und Beziehungen zwischen den Menschen zu intensivieren, um so die Vertrauensbasis zu stärken – alles unabdingbare Grundlagen für Teamarbeit.

Gamification bei Events - Service factory GmbH, Eventagentur in MünchenBei uns Menschen wie auch in der Tierwelt ist Spiel eine Art risikofreier Raum für das Erlernen, Ausprobieren und Üben neuer Fähigkeiten in Vorbereitung für „das Leben“. Tiere lernen im Spiel mit Geschwistern und Artgenossen die für das Überleben wichtigen Fähigkeiten.

Im Grunde genommen gehören Lernen und Spiel schon immer zusammen, weil es die Evolution so eingerichtet hat. Ein Verzicht darauf bedeutet immer eine Einschränkung des menschlichen Potenzials.

Andersherum gesagt: Der Einsatz von Spiel und Spaß ist ein bewährtes und effektives Mittel, die Zusammenarbeit von Menschen – sei es in Teams oder auch in ganzen Abteilungen – deutlich zu verbessern.

Funktionieren interaktive Konzepte mit allen Gruppen?

Im Prinzip ja. Allerdings gibt es auch Menschen, die aufgrund langjähriger Konditionierung – beispielsweise durch eine extrem formale Firmenkultur – eine gewisse Skepsis gegenüber allem entwickelt haben, was mit Spaß und Spiel zu tun hat.

Wir haben Teilnehmer von Firmen mit derartigen Unternehmenskulturen in Veranstaltungen erlebt. Meistens reicht es jedoch, den Menschen ein wenig mehr Zeit zu lassen, sich zu öffnen und sie behutsam und humorvoll an das spielerische Geschehen heran zu führen. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich so das Gros der Gruppe öffnet. Nur in sehr seltenen Fällen gelingt dies nicht.

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Wie offen sind Unternehmen heute für Gamification?

Kurz gesagt: immer offener. Bis heute hat SwarmWorks weit über 3.500 Veranstaltungen für rund eine Million Teilnehmer ausgerichtet – darunter sogar 70 Prozent der DAX30-Unternehmen.

In den Anfangsjahren waren es vor allem Pharma-Unternehmen, die regelmäßig und im großen Stil auf interaktive Veranstaltungskonzepte gesetzt haben. Dies liegt wohl vor allem daran, dass sich Events in der Pharma-Branche meistens mit komplexeren medizinischen Themen befassen. Und diese lassen sich nicht besonders effektiv mit frontalen Vortragsveranstaltungen in die Köpfe der Teilnehmer bringen.

Davon abgesehen gab es anfangs durchaus Firmen, deren Führungsmannschaft solchen interaktiven Konzepten regelrecht aus dem Weg ging. Meistens hatten sie die Befürchtung, dass durch die Einbindung von Mitarbeitern auch kritische Dinge gesagt werden könnten und sie spontan drauf würden reagieren müssen. Das ging dem Konzept der perfekt durchgeplanten Veranstaltung zuwider.

Wir haben diese Manager unterstützt, indem wir ihnen erfahren Moderatoren zur Seite stellten. Schließlich haben auch die Skeptiker erkannt, dass die Bereitschaft, auf spontane Teilnehmerreaktionen einzugehen, enorm auf ihr Führungskräftekonto einzahlt. Und dass ihnen diese Vorgehensweise nicht nur qualitativ höherwertige Ergebnisse bringt, sondern den Respekt der Mannschaft sichert.

Und dann gab es natürlich auch jene Unternehmen, die nur darauf gewartet haben, dass endlich Technologien und Formate bereitstehen, die echte Teilnehmereinbindung ermöglichen. Diese haben sich sogleich auf die neuen Angebote gestürzt und sie sehr rasch in ihr Standard-Veranstaltungsrepertoire übernommen.

Unsere Erfahrung zeigt ganz klar: Wer sich einmal für interaktive, spielerische Veranstaltungsformate entscheidet, wird nie wieder davon ablassen.

Gamification - Innovative Teamarbeit - Service Factory GmbH, Eventagentur in München

Vielen Dank, Herr Koppermann, für diese spannenden Einsichten!

Aus unserer Sicht können wir nur bestätigen: Als Event-Profis kennen und schätzen wir die interaktive Einbindung von Menschen auf Veranstaltungen jeglicher Art. Die Instrumente Spiel, Spaß, Freude und Begeisterung gehören zu unserem Handwerkszeug. Erst wenn es gelingt, die Köpfe und Herzen der Zielgruppe zu erreichen und diese Eindrücke nachhaltig zu verankern, ist unser Job wirklich erledigt.

Wir wissen nur allzu gut: Jedes Projekt wird erst zur Höchstleistung, wenn alle ihr Wissen, ihre Erfahrung und Ihr Engagement zusammenwerfen. Die „Macht des Wir“ kann es weit bringen. Eine gute Portion Spaß an der Sache hat dabei noch nie geschadet. Und wenn es nach uns geht, dann heißt es schon bald: Workshoppen Sie noch oder spielen Sie schon?

Stephanie Grupe

Stephanie Grupe ist seit über 20 Jahren PR-Professional mit Leidenschaft. Sie ist Autorin des Standardwerks "Public Relations – Ein Wegweiser für die Praxis". Als "Modeflüsterin" gehört sie zu den führenden Fashion-Bloggerinnen über 50 in Deutschland.

Stephanie Grupe

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