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9 Tipps für Ihre erfolgreiche Incentive-Reise

Sie wollen Mitarbeiter, Kunden, Händler oder Geschäftspartner motivieren oder sich bei ihnen bedanken? Dann ist eine Incentive-Reise immer eine gute Idee. Wenn Sie Ihre Incentive-Reise zielorientiert gestalten, sind die Effekte vielfältig. Denn Incentives sind bestens dazu geeignet, Ihre Zielgruppen für die Unternehmensziele zu gewinnen. Und ganz nebenbei schaffen Sie damit einen Team-Spirit mit Langzeitfaktor. Hier finden Sie neun Tipps, wie Sie mit Ihrer Incentive-Reise die maximale Wirkung erzielen.

Incentives: Weit mehr als nur eine Reise

Incentives können natürlich weit mehr sein, als „nur“ eine Reise. Sie können Ihre Zielgruppen auch zu besonderen Veranstaltungen einladen oder Sachprämien ausloben. Eine Reise ist und bleibt jedoch das Premium-Instrument unter den Incentives. Denn anlässlich einer Gruppenreise schlagen Sie viele Fliegen mit einer Klappe:

  • Das exklusive Erlebnis schmiedet die Teilnehmer zusammen.
  • Die schönen Erinnerungen sind fest mit dem Image Ihrer Marke verbunden und erhöhen die Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen.
  • Es werden persönliche Kontakte hergestellt, die alles andere als oberflächlich bleiben und Ihren Umsatz deutlich steigern können.

Und wenn Sie es geschickt anstellen, dann kombinieren Sie die Reise zusätzlich mit einer nicht alltäglichen Veranstaltung oder mit einem Andenken, das Ihr Erlebnis unvergesslich macht. Was will man mehr?

Kriterien für gelungene Incentive-Reisen

Eines der wichtigsten Kriterien für eine gelungene Incentive-Reise ist natürlich die Auswahl einer passenden Destination. Im Beitrag „Incentives: Wo soll die Reise hingehen?“ finden Sie hierzu bereits die wichtigsten Tipps und Überlegungen.

Heute geht es um weitere, erfolgskritische Faktoren, mit denen Sie einen reibungsloseren Ablauf, einen noch größeren Wirkungsgrad und das gewisse Extra für Ihr Incentive-Projekt erreichen. Dazu gibt es noch wichtige Tipps, die Ihr Budget schonen und Sie vor bösen Überraschungen schützen. Los geht’s.

Tipp 1: Erfolgreiche Incentives sind ein sinnliches Erlebnis.

Incentive-Reisen als sinnliches Erlebnis - Service Factory, Eventagentur in MünchenDie stärkste Wirkung erzielen Sie, wenn Sie im Rahmen ihres Incentives möglichst viele Sinneseindrücke ermöglichen. Multisensorische Incentive-Reisen erzeugen Emotionen und starke Erinnerungen, die weder Mitarbeiter noch Kunden kalt lassen.

Denken Sie dabei nicht nur an die naheliegenden sinnlichen Eindrücke, wie musikalische Begleitung, besondere kulinarische Höhepunkte oder visuelle Schmankerl. Vor allem auch Düfte und haptische oder kinästhetische Reize haben eine große Wirkung. Bringen Sie Ihre Gäste in Bewegung, lassen Sie sie etwas selbst erproben, spüren oder experimentieren und Ihr Incentive bleibt im Gedächtnis. Garantiert. Berührung und körperliche Aktivität in all ihren Facetten ist ein Turbo-Booster für Ihre Incentive-Ziele.

Wenn Sie Ihr Incentive nach den Kriterien des multisensorischen Marketings anlegen, wird es übrigens ganz automatisch auch abwechslungsreicher und spannender…

Tipp 2: Eine attraktive Incentive-Reise benötigt ein präzises Briefing.

Im Bermuda-Dreieck zwischen Zielen, Zielgruppe und Budget sind schon viele Erfolge von Incentive-Reisen einfach verschwunden. Denn eine angemessene Balance zwischen diesen drei typischen Vorgaben für ein Projekt-Briefing ist Grundvoraussetzung für ein attraktives Incentive. Dabei gelten ein paar einfache Regeln:

  • Je klarer die strategischen Vorgaben des Incentives definiert werden, desto zielorientierter und damit erfolgreicher kann das Projekt konzipiert werden.
  • Je wichtiger das Ziel für den Unternehmenserfolg ist, desto größer sollte das Budget für das Projekt ausfallen.
  • Je wichtiger die Zielgruppe für die Erreichung der Unternehmensziele ist, desto mehr Budget pro Kopf sollte eingeplant werden.
  • Je anspruchsvoller die Zielgruppen sind, desto geringer sollte die Personenanzahl sein – bei gleichem Budget. Oder das Budget entsprechend erhöht werden, wenn die Personenzahl nicht eingeschränkt werden kann.

Grundsätzlich können natürlich auch bei kleinen Incentives oder einem geringen Budget sehr vorteilhafte Effekte erzielt werden. Dann ist jedoch besonderer Einfallsreichtum gefragt. Ein präzises Briefing ist in allen Fällen nötig, um Ziel, Zielgruppen und Budget in Einklang zu bringen und damit die Konzeption eines attraktiven, erfolgreichen Incentives zu ermöglichen.

Erfolgreiche Incentive-Reisen benötigen ein gutes Briefing - Service Factory

Tipp 3: Abseits eingetretener Pfade ist das Gras oft grüner.

Dass die Entscheidung, wohin die Reise gehen soll, eine ganz wesentliche ist, darüber wurde hier schon ausführlich gesprochen. Es gibt jedoch zwei Trends in diesem Zusammenhang, die Ihnen eine Vielzahl an weiteren Optionen geben. Denn sie erhöhen damit die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Incentive-Reise wirklich einzigartig wird.

Erstens: Es muss nicht immer nur ein Reiseziel sein. Eine Incentive-Reise kann Sie auch an zwei oder mehrere Destinationen führen. Immer mehr Airlines und Hotelketten bieten solche reizvollen Kombinationen sogar in Specials an. Island und New York. Abu Dhabi und Bangkok. Der Vorteil solcher Mehrfach-Ziele liegt nicht nur in den meist ansprechenden Konditionen, sondern vor allem auch in der Chance, ganz gegensätzliche Eindrücke zu kreieren. Damit gestalten Sie Ihr Erlebnis noch facettenreicher, spannungsgeladener, beeindruckender. Und das wiederum heißt: nachhaltiger und erfolgreicher.

Zweitens: Beziehen Sie auch weniger bekannte oder weniger trendy Reiseziele in Ihre Überlegungen mit ein! Diese sind oft nicht weniger sehenswert, haben aber ein weitaus besseres Preis-Leistungs-Verhältnis. Denken Sie beispielsweise an Polen, Slowenien, Estland, Lettland, Litauen, Rumänien, Vietnam oder Kambodscha! Oft ist an solchen Destinationen der zweiten Reihe noch eine ganz andere, interessante Programmgestaltung möglich, die fern vom Mainstream völlig neue Eindrücke eröffnet.

Tipp 4: Eine optimierte Flugbuchung macht Ihr Incentive zum Überflieger.

Die Flugbuchung ist wichig für eine erfolgreiche Incentive-Reise - Service FactoryIst die Destination erst einmal festgelegt, muss auch die Reise dorthin so bequem und effizient wie möglich organisiert werden.

Mein Tipp dazu: Auch Economy-Flüge werden zu etwas Besonderem, wenn Sie Ihre Gäste mit so genannten „Onboard-Amenity-Kits“ verwöhnen. Dann werden beispielsweise Zahnbürsten, Socken oder Schlafmasken verteilt, die für einen bequemeren Flug und eine entspannte, erfrischte Ankunft sorgen.

Auf solche Art Budget zu sparen, ist völlig legitim. Niemals eine Option ist es jedoch, für Langstreckenflüge Billig-Airlines zu buchen…

Wenn Sie darüber hinaus nicht nur Ihren Gästen, sondern auch der Umwelt etwas Gutes tun wollen, dann erkundigen Sie sich nach CO2-neutralen Reisen. Es gibt eine Reihe von Anbietern, die die Emissionen eines Fluges berechnen und als Ausgleich eine entsprechende Spende an eine Umweltschutzorganisation weiterleiten. Auf diese Weise können Sie mit Ihrer Incentive-Reise sogar dabei helfen, in Ländern der Dritten Welt erneuerbare Energien zu fördern oder andere Projekte des Klimaschutzes zu unterstützen.

So entsteht eine Win-Win-Situation mit Dreifach-Effekt: Denn was der Umwelt hilft, macht sich auch für das Image Ihres Unternehmens bestens und verschafft Ihren Gästen ein gutes Gewissen. Da schläft es sich im Flugzeug gleich noch viel besser.

Tipp 5: Zwischen purem Vergnügen und unternehmerischer Verantwortung zeigt sich wahre Größe.

Eine Incentive-Reise der ganz besonderen Art gestalten Sie, wenn Sie das Gute mit dem Nützlichen verbinden. Vor allem wenn sich Ihr Unternehmen im Bereich Corporate Social Responsibility engagiert, ist dieser Tipp für Sie gemacht. Denn im Rahmen von Incentive-Reisen lassen sich hervorragend gemeinnützige Aktionen einbeziehen. Beispielsweise den Besuch lokaler Hilfsprojekte und die Möglichkeit der Gäste, sich dort einzubringen.

Anderen Menschen zu helfen, etwas Gutes zu tun und mitzuerleben, welche Freude dadurch hervorgerufen wird – auch das gehört zu den besonders starken Eindrücken im Leben. Eindrücke, die langfristig auf Ihr Unternehmensimage einzahlen.

Tipp 6: Gute Planung sorgt für reibungslose Abläufe in Hotel, Restaurant und Co.

Bereits im Vorfeld können Sie einiges unternehmen, um den späteren Ablauf bei Ankunft im Hotel oder in Restaurants und Bars möglichst reibungslos zu gestalten. Dazu gehört beispielsweise:

  • Übermitteln Sie alle relevanten Gästedaten bereits im Vorfeld an das Hotel, so dass bei Ankunft ein schneller Check-in gewährleistet ist.
  • Stellen Sie dem Hotel eine zentrale Kreditkarte bereit, über die alle Extra-Kosten abgerechnet werden.
  • Übersenden Sie Ihren Teilnehmern vorab Kofferanhänger als Gastgeschenk, um die Gepäckidentifizierung vor Ort zu erleichtern.
  • Versuchen Sie, wo immer möglich, für Ihre Reisegruppe separate, exklusive Bereiche in Restaurants oder Bars zu reservieren. Aber stellen Sie dabei sicher, dass ein Wechsel in öffentliche Bereiche problemlos möglich ist.
  • Wenn Sie die Menüauswahl vorab treffen – was meist der Fall sein dürfte -, dann achten Sie auf eine abwechslungsreiche, aber nicht zu extravagante Auswahl. Und stellen Sie sicher, dass auch für Veganer, Vegetarier oder Allergiker ansprechende Alternativ-Gerichte verfügbar sind. Am besten ist es natürlich, wenn Sie solche Vorlieben vorab erfragen!

Budget für erfolgreiche Incentive-Reisen - Service Factory

Tipp 7: Wie Sie typische Budget-Fallen vermeiden.

Bei Incentive-Reisen gibt es ganz typische Budgetfallen, die Sie jedoch leicht vermeiden können.

Budget-Falle Catering-Kosten:
Wenn die Kosten für Catering und Getränke nach Verbrauch festgelegt sind, ergeben sich unüberschaubare Risiken. Auch wird die Kontrolle schwierig. Viel besser ist es daher, im Vorfeld Pauschalen für Catering und Getränke pro Kopf zu vereinbaren. So vermeiden Sie unliebsame Überraschungen.

Budget-Falle geldwerter Vorteil:
Mitarbeiter und Geschäftspartner müssen den monetären Gegenwert Ihrer Incentive-Reise als geldwerten Vorteil versteuern. Das ist Vielen nicht bekannt. Vor solchen bösen Überraschungen sollten Sie Ihre Gäste auf jeden Fall schützen.

Seit 2007 gibt es dazu die sogenannte „gesetzlich abgesicherte Pauschalierung“. Das heißt im Prinzip: Als einladendes Unternehmen können Sie den Pauschalsteuersatz in Höhe von derzeit rund 30 Prozent für Ihre Gäste übernehmen und sie damit von der Verpflichtung, den geldwerten Vorteil selbst zu versteuern, freistellen. Wenn Sie diese Kosten in der Budgetplanung von Anfang an berücksichtigen, ersparen Sie Ihren Gästen und sich selbst ein böses Erwachen.

Tipp 8: Ein Quäntchen mehr Sicherheit schadet nie.

gemeinschaftserlebnis Incentive-Reise - Service FactoryAls Veranstalter einer Incentive-Reise übernehmen Sie die Verpflichtung, für das Wohlergehen ihrer Gäste zu sorgen. Das umfasst auch deren Sicherheit. Darüber hinaus sind auch Sie als einladendes Unternehmen nicht vor gewissen Risiken gefeit. Die folgenden Versicherungen gehören daher zum Pflichtprogramm für Incentive-Reisen:

Sie benötigen eine allgemeine Gruppen-Reise-Versicherung, die üblicherweise eine Reiseabbruch-Versicherung, eine Reisekranken-Versicherung und eine Reisegepäck-Versicherung beinhaltet.

Darüber hinaus ist eine Gruppen-Unfall-Versicherung Pflicht. Denn Unfälle während der Reise können nicht als Arbeitsunfälle geltend gemacht werden. Somit haftet die gesetzliche Unfallversicherung nicht. Dabei berechnet sich die Höhe der Versicherungssumme aus den Kosten der Reise und der Risikobewertung einzelner Programmpunkte.

Tipp 9: Die richtige Kommunikation sorgt für den Spannungsbogen.

So eine Incentive-Reise ist ja alles andere als Alltag. Und sie ist sicherlich kein billiges Vergnügen. Da empfiehlt es sich, darüber nachzudenken, wie der Effekt der Reise so lange wie möglich verlängert werden kann. Denn die Wirkung von Incentives beginnt und endet keinesfalls mit der An- und Abreise der Gäste. Erst wenn Sie die Vorbereitungs- und Nachbereitungsphase der Incentive-Reise in Ihre Strategie mit einbeziehen, ergibt sich die volle Wirksamkeit des Instruments.

Dazu wird üblicherweise ein Spannungsbogen aufgebaut. Dieser setzt sich aus geeigneten Kommunikationsmaßnahmen zusammen, die in der individuellen Konzeption des Incentives geplant werden. Beispielsweise könnte dies wie folgt aussehen:

  • Für die Incentive-Reise wird ein sogenanntes „Key Visual“ passend zum Corporate Design entworfen – eine Art Logo, das speziell für die Aktion entwickelt und für alle begleitenden Kommunikationsmaßnahmen eingesetzt wird.
  • Eine Termin-Ankündigung á la „Save the Date“ sorgt dafür, dass die Vorfreude der Teilnehmer angeregt wird. Das kann per E-Mail oder per Post erfolgen – letzteres hat eindeutig emotionalisierende Vorteile.
  • Natürlich gehört zu einem Incentive auch eine offizielle Einladung. Fragen Sie darin möglichst auch spezielle Wünsche ab, beispielsweise was die Ernährung oder eventuell vorhandene körperliche Einschränkungen anbelangt.
  • Legen Sie eine Microsite im Design des Key Visuals an, auf der sich die Teilnehmer verbindlich online anmelden und weitere Informationen zu Reiseablauf sowie -organisation abrufen können.
  • Versenden Sie die Reiseunterlagen ca. zwei bis vier Wochen vor dem Termin. Nutzen Sie diese Sendung, um wichtige Informationen zur Destination zu geben. Dazu gehören beispielsweise die Zeitzone und das Klima des Reiseziels, weitere Details zum Programm und dem jeweiligen Dresscode und Hinweise auf spezielle Sitten und Gebräuche im Zielland. Ganz wichtig: Richten Sie eine Event-Hotline ein, über die Sie jederzeit erreichbar sind und kommunizieren Sie diese!
  • Besondere Vorfreude erzielen Sie bei den Teilnehmern, wenn Sie zu diesem Zeitpunkt ein landes-typisches Geschenk übergeben. Das ist eine Chance, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten!
    Und übrigens: Auch die Kofferanhänger aus Tipp 6 oben finden jetzt die nötige Aufmerksamkeit.
  • Wichtig ist auch, während des Aufenthalts am Zielort eine Kommunikationsmöglichkeit mit allen Teilnehmern sicherzustellen. Denken Sie dabei beispielsweise an eine WhatsApp-Gruppe oder die Nutzung weiterer sozialer Medien.
  • Essentiell für die Wirkung ihres Incentives ist es zudem, an allen Locations ein konsequentes  Branding umzusetzen. Oft sind dies Drucksachen, wie Menükarten und Begrüßungsschreiben, oder kleine Aufmerksamkeiten im Hotelzimmer, die den großen Unterschied machen.
  • Ist die Incentive-Reise vorbei, ist sie noch lange nicht vergessen. Dafür können Sie sorgen. Beispielswiese indem Sie einen Fotografen oder ein Videoteam beauftragen und die Teilnehmer im Nachgang mit einer schönen Foto- oder Video-Dokumentation überraschen. So werden die emotionalsten Momente reproduzierbar und wiederholbar – und das Erlebnis erhält die Chance, noch sehr lange nachzuwirken.

Kultur erleben bei Incentive-Reisen - Service Factory

Das sind sie – meine Tipps für Sie, wie Sie Ihre Incentive-Reisen zum unvergesslichen Erlebnis machen. Aber eine abschließende Empfehlung habe ich noch für Sie: So perfekt Sie Ihr Projekt auch planen mögen – unvorhergesehene Ereignisse werden immer auch improvisierte Lösungen erfordern.

Und gerade in diesen Situationen erweisen sich Profis oft als As im Ärmel. Denn selbst die beste Planung kann die Ortskenntnis, die Kontaktnetzwerke und den wertvollen Erfahrungsschatz von Event-Profis nicht ersetzen. Erst diese Qualitäten sind es, die letztendlich über den Erfolg einer Incentive-Reise entscheiden. Damit die gewünschte Wirkung entsteht – und zwar noch weit über das eigentliche Erlebnis hinaus.

Stephanie Grupe

Stephanie Grupe betreut die PR-Arbeit der Service Factory. Sie ist seit über 20 Jahren PR-Professional mit Leidenschaft und Autorin des Standardwerks "Public Relations – Ein Wegweiser für die Praxis". Als "Modeflüsterin" gehört sie zu den führenden Fashion-Bloggerinnen über 50 in Deutschland.

Stephanie Grupe

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