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Incentives: Wo soll die Reise hingehen?

Ob Mitarbeiter, Kunden, Händler oder weitere Geschäftspartner – die wichtigsten Zielgruppen eines Unternehmens wollen bei Laune gehalten werden. Die Kernfrage lautet: Wie spornt man Menschen dazu an, ihr Bestes zu geben? Die Antwort klingt einfach: durch Motivation und Belohnung. Und damit kommen Incentives ins Spiel.

Ein gelungenes, nachhaltig wirksames Incentive zu planen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Denn im Idealfall wird ein Gruppenerlebnis inszeniert, das jeden Einzelnen in seinen Bann zieht. Durch ein Mehr an Luxus, ein Mehr an Exklusivität oder ein Mehr an Abenteuer. Einfach Erlebnisse nach dem Prinzip: “Money can’t buy”. Wollen Sie Ihre Zielgruppe zu besonderer Leistung animieren, müssen Sie sich auch etwas Besonderes einfallen lassen.

Kein Wunder also, dass exklusive Veranstaltungen oder spannende Reise-Destinationen ganz oben auf der Incentive-Wunschliste stehen – im optimalen Fall sogar eine raffinierte Verknüpfung davon. Die Tücke liegt meist im Detail. Denn gerade für die Umsetzung von Incentive-Reisen ist die Erfahrung eines Profis gefragt. Das zeigt sich bereits bei der richtigen Auswahl einer geeigneten Destination. Mit ihr steht und fällt der Erfolg Ihres Incentives.

Welche Kriterien sind also bei der Auswahl Ihrer Incentive-Destination wichtig? Ich habe heute für Sie fünf Tipps zusammengestellt, wie Sie ein passendes Reiseziel für Ihr individuelles Incentive identifizieren. Eines, das unvergesslich bleibt.

Tipp 1: Attraktivität liegt im Auge des Betrachters!

Incentive-Reise Destinationen auswählen - Attraktivität Ausgangspunkt für jedes gelungene Incentive ist die Zielgruppe, also der Kreis von Menschen, der mit der Reise beeindruckt, angespornt, motiviert werden soll. Nur wenn der Köder dem Fisch schmeckt, beißt dieser an – so die Interpretation eines geläufigen Sprichworts.

Dabei gilt das besondere Augenmerk dem Alter, Interessen, der Herkunft und den Reisegewohnheiten der potentiellen Teilnehmer.

  • Ein gutes Reiseziel ist eines, das bei den meisten Teilnehmern noch nicht bekannt ist, also nicht zu ihren Reiseroutinen gehört.
  • Ein gutes Reiseziel ist eines, bei dem alle Teilnehmer – egal welcher Herkunft – problemlos an- und abreisen können.
  • Ein gutes Reiseziel ist eines, bei dem das Maß an Dynamik, das zur Anreise oder für die Attraktionen vor Ort erforderlich ist, der Altersstruktur der Teilnehmer angemessen ist. Eine junge, dynamische Vertriebsgruppe kann sicherlich anders belastet werden als eine Gruppe aus Führungskräften mittleren oder reiferen Alters.
  • Ein gutes Reiseziel ist eines, bei dem die möglichen Aktivitäten vor Ort den Interessen der Teilnehmer entsprechen. Das können beispielsweise kulturelle, sportliche, kulinarische, actionreiche oder spaß-orientierte Highlights sein.

Tipp 2: Ein gutes Klima hat nicht nur mit dem Wetter zu tun!

Incentive-Reise Destinationen - KlimaEine der ersten Aufgaben des Incentive-Planers ist es, sich mit den spezifischen klimatischen und auch politischen Voraussetzungen am Zielort vertraut zu machen. Schließlich sind Sie für die Sicherheit Ihrer Schützlinge verantwortlich. Und das schönste Programm kann wortwörtlich ins Wasser fallen, wenn das Wetter nicht mitspielt. Diese Risiken sollten Sie unbedingt minimieren!

  • Nutzen Sie die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes, um eine fundierte Risiko-Einschätzung für die Destination vornehmen zu können!
  • Kontaktieren Sie Partneragenturen vor Ort und aktivieren Sie Ihr Beziehungsnetzwerk, um Insider-Erfahrungswissen über die politische Lage am Zielort zu erhalten!

Für eine klimatische Beurteilung der Destination ist natürlich der Reise-Zeitraum entscheidend:

Nehmen Sie eine genaue Klima-Analyse für die Destination vor! Dazu gehören neben den mittleren Maximal- und Minimaltemperaturen auch der zu erwartende, durchschnittliche Niederschlag und die Sonnenstunden pro Tag.

Tipp 3: Begehrlichkeit kann teuer werden!

Incentive-Reise Destinationen - ReisezeitEng mit den klimatischen Voraussetzungen am Zielort verknüpft ist auch der optimale Reisezeitraum für Ihr Incentive.

  • Prüfen Sie, ob im anvisierten Reisezeitraum am Zielort Hoch- oder Nebensaison ist! Das ist eine entscheidende Größe, um die Budget-Effizienz zu optimieren. Ferner ist diese Information wichtig, um die Rahmenbedingungen für die Teilnahme an bestimmten, begehrten Attraktionen realistisch bewerten zu können.

Tipp 4: Reisezeit ist Erlebniszeit!

Incentive-Reise Destinationen - An- und AbreiseNichts lässt die Stimmung von Incentive-Teilnehmern schneller in den Keller rauschen, als unbequeme, lange Reisezeiten. Im Idealfall hingegen nutzen Sie diese, um auf Ihr Incentive oder die nächste Attraktion einzustimmen. Grundsätzlich gilt: Je kürzer und direkter die An- und Abreise sowie Transfers eingeplant sind, umso mehr kann der Erlebniswert seine Wirkung entfalten.

Dabei spielt natürlich die Erreichbarkeit Ihrer Destination eine ganz wesentliche Rolle:

  • Ein gutes Reiseziel ist eines, an dem alle Teilnehmer innerhalb eines Zeitfensters von ein bis zwei Stunden ankommen und abreisen können.
  • Ein gutes Reiseziel ist eines, bei dem die Teilnehmer möglichst in Direktflügen an- und abreisen können.
  • Ein gutes Reiseziel ist eines, bei dem An- und Abreise-Zeitpunkt möglichst angenehm terminiert werden können.
  • Ein gutes Reiseziel ist eines, das innerhalb eines überschaubaren, möglichst kurzen Zeitraums erreichbar ist. Dabei geht es um die so genannte Netto-Reisezeit, die ein wichtiges Argument für oder gegen eine Destination ist. Grundsätzlich gilt: Die Relation der Reisezeit zur Aufenthaltszeit am Zielort muss ausgewogen sein.

Das ist gar nicht so einfach zu organisieren. Vor allem, wenn die Teilnehmer eines Incentives aus verschiedenen Ländern kommen. Ist die Situation besonders heterogen und damit komplex, lohnt es sich von Fall zu Fall, einen Flight Broker hinzuzuziehen. Dieser prüft nicht nur Verfügbarkeiten von Flügen, sondern erstellt bei Bedarf auch eine Kosten-Nutzen-Analyse für eventuelle Flugcharter.

  • Ist es nicht anders möglich, planen Sie eine Pre- und Postnight oder einen Sammelpunkt an einem zentralen „Hub Airport“ ein!

So können Sie für einen Teil der Gruppe bereits am Vortag des Incentive-Starts oder am Tag nach dem offiziellen Ende des Incentives sowie an einem zentralen Sammelpunkt kleine Programm-Highlights einstreuen, die das Reisen zur Destination um vieles angenehmer gestalten.

Bei diesen Überlegungen ist nicht zu vergessen, dass natürlich auch der Transfer vor Ort, quasi als Reisezeit von einer Aktivität zur anderen, optimal geplant werden sollte. Hierbei gilt:

Der Transfer von einer Aktivität des Incentives zur anderen sollte nie mehr als 40 Minuten Fahrtzeit umfassen.

Tipp 5: Ein Höhepunkt kommt selten allein!

Incentive-Reise Destinationen - LocationsEs gibt viele Orte auf der Welt, an der sich eine beeindruckende, pulsierende Metropole, eine außergewöhnliche Attraktion oder ein faszinierendes Naturschauspiel bewundern lassen. Für ein Incentive ist eine Destination aber erst dann attraktiv, wenn auch die sonstigen Rahmenbedingungen am Ort stimmen. Das versteht sich von selbst – ist aber keineswegs selbstverständlich!

Das geht beim Hotel los, in dem die Teilnehmer bestimmte Annehmlichkeiten erwarten und das ein gewisses Flair haben sollte. Es setzt sich fort bei einem Angebot von gepflegten, externen Locations, die beispielsweise zum Essen oder für Sport genutzt werden können. Und schließlich sollte es möglichst mehrere Highlights geben, die für unvergessliche Eindrücke sorgen. Erst diese Facetten einer Destination ergeben in ihrem Zusammenspiel ein perfektes Incentive-Erlebnis.

Achten Sie bei Ihrer Destination beispielsweise auf die folgenden Kriterien:

  • Eine gute Destination ist eine, die über komfortable Hotels in optimaler Lage, mit guter Infrastruktur und einem vernünftigen Preis-Leistungs-Verhältnis verfügt.
  • Eine gute Destination ist eine, die ein Hotel zu bieten hat, dessen Stil zur Corporate Identity des Kunden und zur Erwartung der Zielgruppe gleichermaßen passt.
  • Eine gute Destination ist eine, die über attraktive, externe Locations verfügt – je nach Zielgruppe beispielsweise attraktive Bars, Restaurants, Clubs, Theater, Konzertsäle oder Sportstätten.
  • Eine gute Destination ist eine, die über das übliche Sightseeing hinaus besondere Attraktionen, Veranstaltungen oder sonstige kulturelle sowie sportliche Highlights aufzuweisen hat.
  • Eine gute Destination ist eine, bei der alle Leistungen und Preise möglicher Programmpunkte insgesamt einer intensiven Kosten-Nutzen-Analyse standhalten.

Sie haben bei Ihrer Incentive-Reise bereits alle oben aufgeführten Kriterien berücksichtigt? Dann darf an dieser Stelle eine weitere Bedingung für optimale Incentive-Destinationen nicht fehlen:

Die ganz persönlichen Vorlieben des Kunden sind, wenn auch kein offizielles Bewertungskriterium, so doch eine wichtige Grundlage für ein erfolgreiches Incentive. Um im zuvor zitierten Bild zu bleiben: Der Köder muss zwar dem Fisch schmecken, wird aber immer vom Angler ausgesucht!

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine rundherum erfolgreiche Incentive-Reise, die Sie an einen Ort führt, bei dem alle Profi-Daumen nach oben zeigen. Vor allem aber an die Destination Ihrer Träume.

Stephanie Grupe

Stephanie Grupe betreut die PR-Arbeit der Service Factory. Sie ist seit über 20 Jahren PR-Professional mit Leidenschaft und Autorin des Standardwerks "Public Relations – Ein Wegweiser für die Praxis". Als "Modeflüsterin" gehört sie zu den führenden Fashion-Bloggerinnen über 50 in Deutschland.

Stephanie Grupe

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