IFA 2016 oder: Die 6 Lektionen eines Messe-Newbies

Vom 2. bis 7. September war es wieder so weit: Die weltweit bedeutendste Messe für Consumer und Home Electronics (IFA) öffnete in Berlin ihre Pforten. Mit dabei: Unser Kunde TomTom. Für die Service Factory ist das Routine. Denn die komplette Planung, Umsetzung und Betreuung von Messeständen gehört zu unserem Kerngeschäft. Für mich war es aber eine Premiere: die erste große, internationale Messe, die ich als Assistentin der Projektleitung live mitgestalten und erleben durfte. Aufregend!

Aber alles von Anfang an…

Lektion 1: Perfekte Vorbereitung ist die halbe Miete – aber eben nur die halbe!

Vor rund vier Monaten begann die intensive Planungsphase des TomTom-Messeauftritts für die diesjährige IFA. Zuvor waren bereits die Konzeption und die tragende Idee des Messestands von unserem Kunden abgesegnet worden. Jetzt konnten wir in die Detailplanung einsteigen.

Ganz wichtig für mich dabei: In den Gesprächen mit meiner Ansprechpartnerin bei TomTom musste ich ein exaktes Bild davon bekommen, wie sich die Kundin die genaue Umsetzung des Messestands vorstellt. Ich musste den Messestand sozusagen mit den Augen der Kundin sehen können. Da ist Empathie gefragt.

Dieser Vorstellung der Kundin galt es dann, jede Woche ein Stückchen näher zu kommen – während der Zeitdruck von einem Update-Meeting zum nächsten deutlich zunahm.  Unsere „Ampelliste“, in der wir alle To-Dos erfassen und deren Erledigung nachverfolgen, hilft uns dabei. Je mehr die Zeit voranschreitet, desto mehr grüne Felder sollten zu sehen sein. Auf der Zielgeraden nähern wir uns dann dem Event idealerweise im durchgehend grünen Bereich…

…wenn da nicht zusätzlich noch viele Aufgaben an Dritte delegiert und kontrolliert werden müssten. Jeder Eventmanager weiß, was ich meine, wenn ich sage: Gewerke steuern!

Rückblickend ist es kaum zu glauben, aber mit gemeinsamer Kraft  haben wir es tatsächlich geschafft, Ende August relativ entspannt nach Berlin zu fliegen. Dort sollte das Messeprojekt vor Ort seinen letzten Feinschliff erhalten.

Lektion 2: Ein Messe-Projektmanager ist „The Master of Chaos.“

Die entspannte Atmosphäre war allerdings nur von kurzer Dauer – eine Stunde Flugzeit, genauer gesagt. Denn kaum erreichte ich den TomTom-Messestand in Halle 4.2, empfing mich das pure Chaos.

Bei gefühlt tausend Menschen, die über und um den Messestand herum laufen, muss man erst mal den Überblick bekommen. Wer ist von welcher Firma? Und wer ist für was zuständig? Da gibt es natürlich die Messebauer und Techniker. Dazu kommen Ansprechpartner vom Caterer, die ihre Logistik und Infrastruktur sicherstellen müssen, Floristen, die sich um die Blumendekoration kümmern und Hostessen, die in ihre Aufgabe eingewiesen werden wollen. Nur um einige zu nennen.

Und diese Personen kommen nicht alleine. Sie bringen eine Million Fragen und Probleme mit – Fragen, auf die ich als Ansprechpartnerin vor Ort eine Antwort finden und Probleme, die ich lösen muss. Und zwar möglichst sofort. An diese neue Verantwortung musste ich mich erst einmal gewöhnen. Da hilft nur eines: Sich ins Getümmel stürzen, zupacken und versuchen, aus allem das Beste zu machen. Was mir mal mehr, mal weniger gelungen ist. Dazu später mehr…

Lektion 3: Perfekte Messestände entstehen über Nacht!

Wer glaubt, das wäre jetzt schon der ganze Stress gewesen, irrt gewaltig. Denn am Abend vor der Messe ging es erst so richtig los. Bei der Abnahme eines Messestands durch den Kunden liegt die Tücke im Detail.

Dazu müssen noch einmal alle die Ärmel aufkrempeln und Hand anlegen: Leergut entsorgen, Lampen putzen, Glühbirnen austauschen, Nummernschilder für den Motorroller besorgen, SIM-Karten für Demo-Smartphones beschaffen – und viele weitere Last-Minute-Aufgaben. In unserem Fall bedeutete das Nachtarbeit. Damit die Gäste am nächsten Tag einen perfekten TomTom-Messestand vorfinden.

Aber wie lautet ein Eventmanager-Mantra: Perfekt ist ein Messestand erst dann, wenn er vom Kunden abgenommen wird. Basta.

Lektion 4: Ein Messe-Profi sollte in jeder Situation eine gute Figur machen – auch im Spagat.

Nachdem ich das Wort „Nachtschweiß“ für mich also völlig neu definiert hatte  – und nach extrem wenig Schlaf -, wartete am ersten Messetag schon eine neue, zusätzliche Aufgabe auf mich: Ich durfte als Chefhostess die Geschäftspartner und internationalen Gäste von TomTom auf dem Messestand empfangen.

Damit begann meine Karriere als Doppelagentin: Während ich offiziell eine unüberschaubare Zahl an Visitenkarten einsammelte und die Gäste freundlich lächelnd und scheinbar völlig gelassen zu ihren Meetingpartnern begleitete, sorgte ich im Hintergrund dafür, dass der Messestand rund lief. Oder zumindest oval. Denn man glaubt gar nicht, wie viele Wehwehchen es auf einer Messe zu versorgen gibt. Und wie viele Personen gleichzeitig etwas gaaaanz  Dringendes von einem brauchen.

Ich habe in meiner Jugend mal Ballett getanzt. Ein Spagat ist nichts dagegen. Aber die Balance halten zu können, hilft.

Lektion 5: Jeder Messe-Profi braucht manchmal kleine Wunder – oder ein gutes Netzwerk.

Wie das auch bei guten Agentinnen so ist, braucht es für die erfolgreiche Doppelbelastung ein Netzwerk aus Helfern und Helfershelfern. Da unterscheiden sich Agentinnen nicht sehr von berufstätigen Müttern  – oder eben Messeorganisatorinnen – Schrägstrich – Empfangschefinnen.

Ich erkannte: Ich brauche Hilfe. Wo aber sollte ich plötzlich ein unterstützendes Team herbekommen?

Und hier begann für mich mein persönliches, kleines Messe-Wunder: Sobald ich meinem Umfeld signalisierte, dass ich „Land unter“ war, geschahen viele Dinge fast wie von selbst. Eine Promoterin war plötzlich am Empfang zur Stelle, als ich kurz in einen Meetingraum sprinten musste, um die Alarmanlage auszuschalten. Die Mädels vom Catering-Service ließen wie von Zauberhand unerwünschte Kartons verschwinden. Und auch die Mitarbeiter unseres Kunden TomTom unterstützten mich nach Kräften.

Dank einer erfahrenen Kollegin von TomTom weiß ich jetzt übrigens auch, dass in China Visitenkarten immer mit beiden Daumen und einer Verbeugung entgegengenommen werden. Aber das ist wieder eine andere Geschichte…

Lektion 6: Die Gleichung „Teamwork = Messeerfolg = Happiness“ geht auf.

Wenn ich an mein TomTom-Messeabenteuer zurückdenke, bin ich noch immer beeindruckt und gerührt: Was für unfassbar hilfsbereite, freundliche und engagierte Menschen mich doch umgaben! Alle halfen zusammen. Und alle verließen ihre Komfortzone und leisteten wesentlich mehr, als es ihr Job erforderte. Wir waren ein großes, bunt durcheinander gewürfeltes Team mit einer gemeinsamen Mission: Die IFA sollte für TomTom ein Erfolg werden!

Ein unbeschreiblich motivierendes Gefühl!

Eine große, internationale Messe ist immer eine Ausnahmesituation. Alle müssen ihr Bestes geben und stehen dabei unter enormem Druck. Der große Erfolg stellt sich aber nur ein, wenn alle Beteiligten trotz Stress immer offen, ehrlich und freundlich miteinander umgehen. Mitdenken. Sich gegenseitig unterstützen, wenn Not am Mann (oder der Frau!) ist – und sich dabei auch einmal über ihre eigentlichen Verantwortlichkeiten hinaus engagieren.

Ich bin wahnsinnig froh darüber, Teil dieses großen, gemeinsamen Ganzen gewesen zu sein. Ich habe so viel für mich mitgenommen und gelernt! Vor allem die Erkenntnis, dass ein wertschätzender, unterstützender Umgang miteinander – gerade in großen Stresszeiten – von weitreichender Bedeutung ist. Für ein gelungenes Teamwork. Für den Messeerfolg. Für einen glücklichen Kunden.

Und natürlich auch für eine unglaublich stolze, zufriedene Junior-Eventmanagerin. Die geht jetzt erst einmal schlafen – lange, lange schlafen! Denn nach der Messe ist bekanntlich vor der Messe.