Wie motiviert man 1200 Vertriebs­mitarbeiter? Wie im Film!

Das Sales Kick Off von Vodafone – ein persönlicher Einblick in ein unvergessliches Event.

Das Sales Kick Off unseres Kunden Vodafone ist immer etwas ganz Besonderes. Selbst für mich, die diese Mitarbeiterveranstaltung bereits seit meinen Anfängen bei der Service Factory betreut, ist es ein Live-Erlebnis, dem ich jedes Jahr gespannt entgegen fiebere. Schließlich soll das Event rund 1.200 Vertriebsmitarbeiter von Vodafone zur Bestleistung motivieren. Und den Konzernerfolg von Vodafone in Deutschland sichern.

Die Veranstaltung, die dies erreichen soll, ist eine Kombination aus Fachtagung und glamourösem Event. Es geht um die gekonnte Verknüpfung von nüchternen Fakten mit großen Emotionen. Von kritischer Rückschau bis hin zu Motivation für die Zukunft. Das ist immer wieder ein Spagat und eine Herausforderung – selbst für ein Team aus 8 erfahrenen Eventmanagern wie uns.

Vom Konzept, über die Planung bis zur Umsetzung – 1200 Vertriebsmitarbeiter wollen begeistert werden.

Das Sales Kick Off ist für unseren Kunden Vodafone eine bedeutende Veranstaltung. Denn es handelt sich um die Auftaktveranstaltung des Geschäftskundenbereichs zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Rund 1.200 Vertriebsmitarbeiter erfahren hier, welche Ergebnisse ihre Arbeit erbrachte und sollen motiviert werden, auch im kommenden Jahr ihr Bestes zu geben. Darüber hinaus werden herausragende Leistungen gewürdigt. So ist die Veranstaltung nicht zuletzt auch das große Dankeschön eines Konzerns an seine engagierten Mitarbeiter.

Die Service Factory übernimmt die komplette Betreuung des Mitarbeiter-Events: Wir konzipieren die Veranstaltung, geben ihr einen thematischen Rahmen und eine Dramaturgie. In unserer Kreation stricken wir die gesamte Story, einschließlich der Entwicklung eines Mottos mit Key Visual. Wir organisieren das gesamte Teilnehmermanagement. Wir planen die begleitenden Kommunikationsmaßnahmen vor, während und nach dem Event. Und schließlich setzen wir alles um – bis ins letzte, liebevoll inszenierte Detail. Unser Kunde erwartet von uns nicht mehr und nicht weniger als ein perfekt geplantes und realisiertes Event.

Was es für mich in diesem Jahr besonders spannend machte: Zum ersten Mal übernahm ich die Gesamtprojektleitung des Kick Off und war dafür verantwortlich, dass sich Vodafone Enterprise auf uns verlassen kann.

Von exklusiven Locations, knappen Budgets, wichtigen Premieren und straffen Terminen.

In diesem Jahr stellte uns die Aufgabe unseres Kunden Vodafone gleich vor mehrere Herausforderungen:

• Das Budget wurde reduziert. Damit sollte der Tatsache Rechnung getragen werden, dass im kommenden Jahr bei Vodafone eine Konsolidierungsphase ansteht, bei der vor allem die Kosten kritisch beleuchtet werden.
• Damit einhergehend wurde die Entscheidung getroffen, das Event am Unternehmensstandort Düsseldorf zu organisieren. Während wir in den vergangen zwei Jahren mit den Schiffen „Mein Schiff 3 und 4“ von TUI Cruises eine äußerst exklusive Location für das Event nutzen konnten, mussten wir uns in diesem Jahr völlig neu orientieren. Die zentrale Frage für unser Team lautete also: Wie schaffen wir es, unter den veränderten Rahmenbedingungen für die Gäste eine zauberhafte, faszinierende und in höchstem Maße motivierende Atmosphäre herzustellen? Die Standards waren durch die vergangenen Sales Kick Offs gesetzt und wir wollten auf jeden Fall die gewohnte Qualität des Events halten – oder übertreffen. Das gehört zu unserer DNA: Wir geben uns niemals mit weniger zufrieden als dem perfekten, absolut überzeugenden Live-Erlebnis.
• Der Anspruch an die Veranstaltung war umso größer, da im Rahmen des Events auch der erste große Live-Auftritt des neuen Geschäftsführers von Vodafone Enterprise, Alexander Saul, vor den Mitarbeitern inszeniert werden sollte. Eine Tagung, die seit Jahren dem immer gleichen Ablauf mit der immer gleichen Agenda folgt, sollte zu einem spannungsgeladenen, dramaturgischen Meisterwerk mutieren.
• Für einen Event-Profi eigentlich kein Problem – wenn man ein paar Monate Zeit hätte. Unmittelbar nach der erfolgreichen Umsetzung des CeBit-Messestands für Vodafone Enterprise hatten wir genau das jedoch nicht: Zeitreserven. Genauer gesagt: Um den kompletten Sales Kick Off zu planen und zu organisieren standen uns genau 8 Wochen zur Verfügung. Und das ist selbst für einen erfahrenen Event-Profi eine echte Benchmark.

Am Anfang jedes erfolgreichen Live-Erlebnisses steht eine außergewöhnliche Idee.

Wenn ein Live-Erlebnis erfolgreich sein soll, benötigt es eine außergewöhnliche Idee. Diese wird in ein tragfähiges, überzeugendes Kreativkonzept entwickelt. Wichtig dabei: Die zentrale Idee muss zielführend sein und dazu geeignet, allen Bestandteilen des Events Leben einzuhauchen. Das Kreativkonzept muss den Auftraggeber vom ersten Augenblick an fesseln und ihn gedanklich auf eine spannende Reise mitnehmen.

Und genau dafür sind unsere Kollegen aus dem Bereich Creative Services da: Gemeinsam mit dem Projektteam entwickelten sie mehrere Ideenansätze, aus denen sich recht schnell ein eindeutiger Favorit erkennbar machte. Auch das ist eine Eigenschaft von wirklich guten Ideen: Hat man eine gefunden, kann man sich ihr nicht mehr entziehen. Und alle Facetten einer Veranstaltung finden plötzlich zu einem völlig schlüssigen, harmonischen Gesamtbild zusammen.

Die zentrale Idee, die unseren Kunden sofort überzeugte, hieß „Filmproduktion“. Denn hinter einem guten Film steckt weit mehr als das fertige Ergebnis und der ganze Glanz und Glamour einer Premierenfeier. Was das Publikum meist nicht zu Gesicht bekommt, ist die harte Arbeit von absoluten Profis, die monatelang ihr Bestes geben um einen Kassenschlager zu landen.

Hier finden sich die Parallelen zur Vodafone-Welt: Auch bei Vodafone kommt der Erfolg nicht von ungefähr. Vielmehr ähnelt der Prozess einem preisverdächtigen Projekt aus dem Filmbusiness. Und damit war unser Drehbuch für das Sales Kick Off 2016 gefunden. Unser Motto lautete: „…und Action! Unser Drehbuch zum Erfolg.“

Wie im Film: ein Drehort samt Regisseur, Barbara Schöneberger als Showmaster und die Redner als Protagonisten.

Mit unserem Motto als Leitbild fiel die Wahl der Location leicht: Das Capitol, das größte Theater der Landeshauptstadt Düsseldorf, sollte für die Tagung zur Filmproduktionsstätte verwandelt werden. Dazu wurde das Foyer mit diversen Filmrequisiten dekoriert, sodass die Mitarbeiter von Vodafone gleich bei ihrer Ankunft in die richtige Stimmung versetzt wurden.

Die Foodtrucks im Innenhof sorgent für eine Atmospähre wie am Filmset

Zudem sorgte – wie bei einem Filmset – ein Streetfood-Konzept mit Foodtrucks im Innenhof des Areals für das leibliche Wohl der Crew.

Auch für den Veranstaltungsablauf haben wir thematisch passende dramaturgische und inszenatorische Elemente eingebaut: Ein speziell für die Veranstaltung produzierter Film-Trailer versetzte die Teilnehmer in die richtige emotionale Stimmung. Jeder Redner oder Protagonist auf der Bühne erhielt seinen eigenen Jingle zum Auftritt – natürlich die Musik aus einem bekannten Film. Und wie es bei Filmproduktionen so üblich ist, gab es auch einen Regisseur. Das Besondere dabei: Während bei klassischen Tagungen die Regieanweisungen nicht für die Ohren des Publikums bestimmt sind, wurden sie auf unserem Event über die Tonanlage aus dem Off übertragen – ein Stilmittel, das für viele Lacher sorgte und die Aufmerksamkeit aller Anwesenden sicherte.

Dieser besonderen Stimmung konnte sich auch Barbara Schöneberger nicht entziehen. Mit Witz und Charme moderierte sie die Tagung, hielt mit Alexander Saul Rückschau und ließ die Highlights des letzten Jahres Revue passieren. Alexander Saul wiederum ließ es sich nicht nehmen, seinen Vortrag mehrmals zu unterbrechen, um mit einem Handmikrofon Stimmen aus dem Publikum einzufangen.  Und sagte dabei einigen Mitarbeitern seine persönliche Unterstützung bei anstehenden Kundenterminen zu. So sieht Leadership bei Vodafone aus.

Wir bei der Service Factory freuen uns, dass wir dafür den richtigen Rahmen schaffen konnten: Unser Konzept aus Interaktion und Infotainment ging auf. Wir konnten aus einer Fachtagung ein echtes Erlebnis zaubern, das den Teilnehmern hoffentlich noch lange in positiver Erinnerung bleibt.

The Great Gatsby: Der berühmte Gastgeber der Filmgeschichte lädt zu einem glamourösen Abend.

Was mit der Tagung begann, wurde am Abend konsequent weiter geführt: Auch bei der Gala dienten filmische Zitate als Kulisse der Ereignisse. Niemand weniger als „The Great Gatsby“ stand Pate für die glamouröse Inszenierung des Events. Und ich bin sicher: Der berühmteste Gastgeber aus der Filmgeschichte hätte seine wahre Freude an der Party gehabt, die wir für die rund 1200 Vodafone-Vertriebsmitarbeiter organisierten.

Unser Anspruch war es, den Gästen der Gala das Gefühl zu geben, als habe man sie geradewegs in den bekannten Hollywood-Klassiker versetzt. Dazu wurde im 100 Jahre alten Residenztheater in Düsseldorf ein beeindruckendes Ambiente ganz im Stil der 20er Jahre geschaffen – mit aufwändiger Dekoration im typischen Glanz und Glamour der Zeit. Die verschiedenen Ebenen des Theaters wurden mit unterschiedlichen Musikstilen bespielt – ausgelassene Tänze zum Elektro-Swing der 20er Jahre waren die Folge. Insgesamt 25 „Fabelwesen“ – Künstler und Tänzerinnen in märchenhaften Kostümen – durchstreiften die Säle und sorgten für pure Magie.

Und so nahm eine rauschende Ballnacht ganz im Stil Hollywoods ihren Lauf – „ a night to remember“ und ein ganz besonderes Geschenk von Vodafone an seine  Mitarbeiter.

Das Special zum Special: die Eventzeitung.

Wichtig war uns bei der Umsetzung des Events, dass die Teilnehmer von Anfang an, bereits im Vorfeld er Veranstaltung, an das Motto herangeführt wurden. Der Zauber sollte sich bereits vor der Tagung in den Köpfen entfalten, die Vorfreude sollte steigen, die Spannung ebenfalls. Dies ist uns durch eine mehrstufige Vorab-Kommunikation gelungen.

Den Schlusspunkt der begleitenden Kommunikationsmaßnahmen bildetet die 8-seitige Eventzeitung mit den Highlights der Veranstaltung

Das besondere Highlight der begleitenden Kommunikation war aber unsere Eventzeitung. Denn unser Reporter-Team war Tag und Nacht im Einsatz, um all die einzigartigen Momente festzuhalten. So entstand über Nacht eine Eventzeitung, die den Gästen bereits am Morgen nach der Veranstaltung in einer Auflage von 1500 Stück in die Hotelzimmer zugestellt wurde. Die Spezialausgabe zu einem sehr speziellen Event. Das Special zum Special sozusagen und der Schlusspunkt für ein unvergessliches Erlebnis.

Mein Fazit: übertroffene Erwartungen, eine tolle Teamleistung und die Freude auf ein nächstes Mal.

Bei einem Event dieser Größenordnung ist es unverzichtbar, den Erfolg zu messen – nicht nur für unsere Kunden, sondern auch für uns.  Denn erst wenn unser Kunde zufrieden ist, können wir es ebenfalls sein.

In dieser Hinsicht hat das Vodafone Sales Kick Off 2016 völlig überzeugt. Alle Ziele, die von Vodafone mit diesem Ereignis verbunden waren, wurden erreicht. Viel wichtiger jedoch: Vor allem das Feedback der Mitarbeiter, das mithilfe eines Fragebogens erhoben wurde, war überwältigend. Mit unserem Veranstaltungskonzept und dem Motto konnten wir überzeugen, mit der Umsetzung bis ins letzte Detail die Erwartungen der Teilnehmer übertreffen.

Und so macht auch meinem Team und mir die Arbeit Spaß. In die zufriedene Erschöpfung nach einem Event mischt sich dann der Stolz, etwas Besonderes und Außergewöhnliches geschaffen zu haben. Wieder einmal sein Bestes gegeben zu haben und gemeinsam im Team über sich hinaus gewachsen zu sein. Denn gelungene Events sind immer eine Teamleistung. Jedes Teammitglied und jeder Dienstleister bringt sein gesamtes Können, seine Erfahrung und seine Begeisterung ein. Damit alles reibungslos klappt. Damit die Erwartungen des Kunden übertroffen werden. Damit die Gäste des Events unvergessliche Eindrücke mitnehmen.

Und das wiederum sind für mich die besten Gründe, mich schon jetzt auf das nächste Vodafone Sales Kick Off zu freuen. Film ab!